Digitalizace mzdové agendy. Růžové prohlášení vyřídíte online

Prohlášení poplatníka daně. Známý růžový formulář je ideální pro praktickou ukázku, jaké výhody přináší firmám digitalizace.

Jen co přivítáme nový rok, rozbíhá se tradiční kolečko spojené se zúčtováním daně. Tisk formuláře, vyplnění, podpis, návštěva mzdové účetní… Papírování, které nebaví žádného zaměstnance.

Anebo máte druhou možnost. Otevřít si na telefonu internet a ve webové aplikaci jedním kliknutím formulář potvrdit.

„V systému Vario stačí, když mzdová účetní vygeneruje elektronický formulář a pošle upozornění zaměstnanci do e-mailu. Ten otevře odkaz, zkontroluje údaje a potvrdí. Dvě kliknutí a je hotovo,“ popisuje příjemnou změnu Zdeňka Cmíralová, mzdová specialistka ERP systému Vario.

Digitalizace se týká celé mzdové agendy

Prohlášení poplatníka daně není jediný formulář, se kterým se zaměstnancům nechce chodit do mzdové účtárny.

Dobrá zpráva je, že digitalizace se týká i dalších dokumentů.

„Informační systém Vario usnadní elektronickou výměnu a potvrzení všech dokumentů, které si mzdová účetní potřebuje se zaměstnanci sdílet. Zmíním například výplatní lístky, potvrzení o studiu dítěte či o zdanitelných příjmech,“ vysvětluje Zdeňka Cmíralová.

Zdeňka Cmíralová, mzdová specialistka ERP systému Vario (zdroj: Solitea)

Vývoj aplikace nastartoval covid-19

ERP systém Vario svým uživatelům nabízí tzv. B2E – zaměstnanecký portál. Jde o webovou aplikaci, která propojuje mzdovou účetní se zaměstnanci. Slouží ke sdílení a potvrzování dokumentů.

„Všichni víme, jak to vypadalo, když přišla první vlna pandemie covid-19. Přesun na home office odkryl problém, jak má zaměstnanec prokazatelně předávat mzdové účetní potřebné dokumenty, když nechodí do kanceláře… Proto jsme vyvinuli aplikaci, díky které zaměstnanci nemusí nikam chodit,“ vzpomíná Zdeňka Cmíralová na vznik B2E – zaměstnaneckého portálu.

Zaměstnanec se jednoduše přes webový prohlížeč dostane do aplikace, kde má všechny dokumenty, které kdy předal do mzdové účtárny. Kromě jejich potvrzení může také přidávat dokumenty nové.

Mzdová účetní vidí dokumenty přímo ve Variu, ať už se pohybuje v modulu Mzdy, Personalistika nebo v Personálním managementu.

„Je to skvělý pomocník pro mzdovou účetní, personalistu i zaměstnance. Zbaví firmu papírů, zjednoduší komunikaci, zamezí ztrátě dokumentů, navíc se postará, že přístup mají jen oprávněné osoby,“ shrnuje Zdeňka Cmíralová výhody portálu.

Legislativa jedno kliknutí povoluje

Často si lidé myslí, že potřebují digitální identitu či klasický elektronický podpis. Opak je ale pravdou.

Potvrzení jedním kliknutím v aplikaci má oporu v zákoně, který říká, že projev souhlasu je platný v momentě, kdy je systémem zajištěná jednoznačná identifikace zaměstnance. Výjimkou jsou dokumenty zasílané dle zákoníku práce.