Jak se firmy připravují na krizi? Hromadně digitalizují!
„K digitalizaci firemních procesů přistupuje stále více firem,“ říká Michal Šula ze společnosti INSIO software, jednoho z poskytovatelů aplikací pro firemní digitalizaci, a dodává: „Oproti minulému roku jsme zaznamenali 30% nárůst zájmu ze strany velkých i malých firem.“ Přesto stále existuje velké množství těch, v nichž se dokumenty předávají v ruční podobě, pro schválení jedné faktury pošlou 10 e-mailů a přeposílají si excelové tabulky. První krok k digitalizaci je přitom velice snadný.
Jednou z firem, která digitalizaci aktivně využívá, je NeoVize, největší česko-slovenská skupina očních pracovišť. V rámci zvýšení efektivity se rozhodla začít pracovat se softwarem na schvalování faktur.
David Jelen, finanční ředitel z NeoVize, zhodnotil digitalizaci schvalování faktur následovně: „Aplikace nám pomohla modernizovat některé kroky do dosud netušených rozměrů. Systém nám například u každé faktury kontroluje duplicity, zda k faktuře existuje objednávka, jestli nepřekračuje smluvní limit a zda ji vystavil zavedený dodavatel a požaduje platbu na k němu evidovaný bankovní účet. Nemusíme se tak obávat podvodů z jakékoliv strany. Penzum práce, které nám ušetřil, je opravdu obrovské.”
Více než polovinu pracovní doby můžete využít lépe
V rámci firemního hospodaření každý měsíc kolují mezi zaměstnanci stohy dokumentů a přeposílají se stovky e-mailů s objednávkami, smlouvami, cestovními příkazy či fakturami, které je třeba schválit. Účetním zabere desítky hodin přepisování faktur do účetního systému, kontrola bankovních účtů, revidování dokumentů. Složitým procesem náročným na čas managementu i zaměstnanců je pak také schvalování. Díky aplikaci pro schvalování faktur a digitalizaci dokumentů se přitom celkový čas strávený nad administrativou dá zkrátit v průměru o 65 %.
Začněte s digitalizací do 48 hodin
Mnoho manažerů se stále obává, že zavedení digitalizace bude složité a sebere další čas a personální kapacity, kterých se jim už teď nedostává. Ve skutečnosti profesionální systémy, jako například software INSIO, lze spustit již během 2 dnů. Navíc se lehce napojí na stávající firemní systémy, například účetnictví. Získané benefity za pár hodin implementace stojí. Systém sám automaticky zkontroluje veškeré náležitosti a upozorní na případné chyby, žádný dokument se neztratí a zbytečné papírování je minulostí. Vše je auditovatelné a kdykoli dostupné online.
Firmy, které nyní víc než kdy dřív přemýšlí o tom, kde a jak ušetřit, vsázejí na digitalizaci. Aplikace INSIO je cestou, jak předejít ekonomickým problémům ve firmě. Vyzkoušejte si ho i vy na www.insio.cz.