Jak na digitalizaci vašich dokumentů?

Proč začít s digitalizací dokumentů v každé organizaci?

Velká, střední i malá organizace pracuje vždy s papírovými dokumenty, které přicházejí do organizace a musí být zpracovány interními pracovníky, aby bylo zajištěno fungování organizace. To je denní časově náročná pracovní rutina. Je stále velké množství firem a organizací, které papírový dokument naskenují a pošlou emailem kolegovi nebo v lepším případě do procesu. Tento způsob zpracování dokumentů je však ztrátou času a tedy i peněz. K digitalizaci dokumentů by měly přejít jak úřady a organizace, tak firmy, když mají zájem o moderní nastavení interních procesů s benefity nyní i v budoucnu. Až 93 % firem má potíže s hledáním dokumentů a informací. Tedy je nutné mít elektronické dokumenty a informace k dokumentům, aby je organizace mohly efektivně vyhledávat. Digitalizace dokumentů je však vždy něco nového v interních procesech dané organizace. Jde tedy o interní náklad na pořízení digitalizační linky a zaškolení pracovníků. Ale pak už by měly vzniknout jenom benefity. Dokumenty jsou pojmenované, je možné je archivovat, ale hlavně lze s dokumenty pracovat v elektronické podobě. 

Hardware a software pro skenování 

Dokumentové skenery doporučujeme od lídra na trhu – Fujitsu. Jsou to sofistikovaná zařízení, od nichž očekáváme podání dokumentu do skeneru a ze skeneru bez poničení dokumentu! A vytvoření kvalitního elektronického dokumentu, který si převezme software. Dobré zkušenosti jsou pak se softwarem Kofax Express, který ovládá skener, dělá perfektní obrazy napoprvé, zpracuje i složité čárové kódy, umožňuje přidat popisné údaje k dokumentu a vytvoří perfektní prohledávatelné PDF. Ať už jde o faktury, dodací listy, účtenky, smlouvy, dokumentaci, ale i došlou poštu. Výhodou je obsluha v českém jazyce, podobné rozhraní jako MS Office a skenování na 2-3 klinutí myší. Mnoho aktivit je přednastavených a skenovací úlohy zvládne po zaškolení každý.

Implementace v organizaci

Každá organizace si musí určit, co má být výsledkem. Společnost Infomatic je připravena s tímto poradit a doporučit nejvhodnější verzi licence a postup při integraci s interními systémy. Proběhne jednodenní instalace včetně školení a nadále pak od této společnosti máte podporu a rozvoj řešení.

Vhodné řešení společně nalezneme, kontaktujte nás:

David Večeřa

https://www.infomatic.cz/napiste-nam 

INFOMATIC s.r.o.