Co potřebujete pro digitalizaci vašich dokumentů?

Proč je digitalizace dokumentů přínosem pro každou organizaci?

Velká, střední i malá organizace pracuje vždy s papírovými dokumenty, které přicházejí do organizace a musí být zpracovány interními pracovníky, aby bylo zajištěno fungování organizace. To je denní časově náročná pracovní rutina. Je stále velké množství firem a organizací, které papírový dokument naskenují a pošlou emailem kolegovi nebo v lepším případě do procesu. Tento způsob zpracování dokumentů nazývám “ztráta času a peněz”. 

Komu je určena digitalizace dokumentů? 

Všem, tedy opravdu každému úřadu, organizaci nebo firmě, kde mají zájem o moderní způsob práce s benefity nyní i v budoucnu. Až 93 % firem má potíže s hledáním dokumentů a informací. Tedy je nutné mít elektronické dokumenty a informace k dokumentům, abychom je mohli efektivně vyhledávat. 

V čem spočívají benefity?

Digitalizace dokumentů je něco navíc, něco nového v interních procesech dané organizace. Jde tedy o interní náklad na pořízení digitalizační linky a zaškolení pracovníků. Ale pak už by měly vzniknout jenom benefity. Dokumenty jsou pojmenované, je možné je archivovat, ale hlavně lze s dokumenty pracovat v elektronické podobě. 

Pro skenování si musí organizace pořídit skenery, ale i specializovaný software. Jaký je vhodný?

V našich řešeních využíváme SW Kofax Express, který ovládá skener, dělá perfektní obrazy napoprvé, zpracuje i složité čárové kódy, umožňuje přidat popisné údaje k dokumentu a vytvoří perfektní prohledávatelné PDF. Ať už jde o faktury, dodací listy, účtenky, smlouvy, dokumentaci, ale i došlou poštu.

Jak je tento software náročný na ovládání?

Za vše mluví pozitivní zpětná vazba od více jak 10.000 uživatelů v ČR a SR, kteří oceňují obsluhu v českém jazyce, podobné rozhraní jako MS Office a skenování na 2-3 klinutí myší. Mnoho aktivit je přednastavených a skenovací úlohy zvládne po zaškolení každý.

Jak probíhá implementace v organizaci?

Neptáme se zákazníků, jak chtějí skenovat, ale co má být výsledkem. Pak doporučíme nejvhodnější verzi licence a postup při integraci s interními systémy. Proběhne jednodenní instalace včetně školení a pak nadále pak poskytujeme podporu a rozvoj řešení.

Vhodné řešení společně nalezneme, kontaktujte nás:

David Večeřa

https://www.infomatic.cz/napiste-nam 

INFOMATIC s.r.o.