Projektové řízení a ERP systém v jednom – to nejlepší z obou světů

Matěj Štochl, obchodní ředitel ERP systému Byznys

Proč firmy potřebují projektové řízení

Komerční projekty se obvykle neobejdou bez řady souběžných činností vyžadujících vzájemnou koordinaci. Je třeba nejen stanovit cíle a milníky projektů, ale také delegovat jednotlivé úkoly, sledovat jejich plnění a na konci vše řádně vyfakturovat.

U jednoho či dvou projektů ročně si leckterá firma vystačí s tabulkami v MS Excel či jiným „tradičnějším“ řešením. Co když ale váš podnik projektů řeší desítky nebo stovky ročně? V takovém případě se může řízení projektů bez vhodného nástroje změnit v chaos ohrožující nejen dokončení projektu, ale také vaši reputaci u zákazníků.

„Zejména fakturace zní v tomto kontextu jako samozřejmost, ale už jsme se v praxi setkali s řadou případů, kdy firma projekt zdárně dokončil, ale některé části zůstaly nevyfakturované. Důvod byl přitom prostý – daný podnik na to jednoduše neměl stanovený proces. Firmám mohou takto utíkat nemalé peníze,“ říká Matěj Štochl, obchodní ředitel ERP systému Byznys.

Projektové řízení a ERP systém – to nejlepší z obou světů

Pro splnění poptávky po moderním nástroji k řízení projektů se na trhu objevila řada specializovaných systémů, které manažerům nabízí odpovídající nástroje pro správu všech fází projektů. Oddělené systémy pro projektové řízení ale mají jednu citelnou nevýhodu – vstupní data do nich musí i nadále zadávat ručně zaměstnanci.

Ideálním řešením je proto pořízení ERP systému, jenž má projektové řízení jako svou součást. „Naráz tak můžeme pro projekty využívat například ekonomické a reportovací moduly, údaje z CRM rozhraní, údaje ze skladového řízení, automatizaci rutinních procesů a podobně. Právě toto dle mého představuje největší přínos kombinace projektového řízení a ERP systému – místo dvou oddělených řešení získáte pomyslné jedno tělo, kde pracujete se stejnými daty jako zbytek podniku,“ popisuje Matěj Štochl.

Vysvětleno na příkladu

Výborným příkladem ERP systému disponujícího mimo jiné i projektovým řízením je český ERP systém Byznys. Ten nabízí projektové řízení jako samostatný modul, jenž disponuje širokou škálou funkcí. Mezi ně patří například následující:

· definice projektů: časové harmonogramy, alokace zdrojů, vyčíslení nákladů, roadmapy aj.,

· plánování a sledování kapacit: přidělování a přesouvání zdrojů pro jednotlivé projekty,

· monitoring nákladů a výnosů: sledování výnosnosti projektů v reálném čase a její porovnávání s plánem,

· dozory nad termíny a milníky: online přehled o stavu jednotlivých fází projektů,

· automatické notifikace: upozornění na problémy či důležité termíny,

· automatizace procesů: řadu rutinních činností (např. generování faktur a jejich odesílání) provádí systém automaticky, čímž šetří práci i čas zaměstnanců.

Úspora času i peněz

Zkušenosti firem ukazují, že kombinace správně naimplementovaného ERP systému a projektového řízení přináší výrazné dlouhodobé benefity v čele s úsporu času a zpřehlednění správy projektů. Matěj Štochl zde uvádí příklad české firmy Montáže Brož, která se zabývá instalacemi automatizovaných regálových systémů.

„Na jednom projektu pracuje klidně i 200 lidí a u každého z nich je třeba kromě náčiní a materiálu zařídit i školení, certifikace, pracovní povolení a řadu dalších věcí. Jelikož pak má firma zákazníci z 30 zemí světa, k tomu všemu se přidávají ještě cestovní povolení, zdravotní dokumenty, nejrůznější pojištění a tak dále,“ popisuje Matěj Štochl a dodává, že firma systém Byznys nasadila v roce 2015 a od té doby ho využívá k řadě činností.

„S jeho pomocí řídí nejen plánování projektů, ale také nábor zaměstnanců, sledování kapacit, mzdy a odměny či třeba správu důležitých dokumentů. Jelikož si pak firma objednala i webovou aplikaci Byznys Online, mají zaměstnanci firmy vše výše uvedené dostupné online,“ uzavírá Štochl.

Fungujeme již od roku 1991

Byznys je podnikový informační systém, který je na trhu k dostání již od roku 1991. Během té doby se z garážové firmy Byznys vypracoval až na pozici dodavatele jednoho z nejvyspělejších ERP řešení na tuzemském trhu, který si získal důvěru stovek zákazníků napříč obory a umožnil jim sjednotit všechny podnikové agendy do jediného řešení.